Privacybeleid

Privacyverklaring

The Swap Club BV verwerkt persoonsgegevens om onze ruilevenementen, het loyaliteitssysteem, de Wallet Pass, communityactiviteiten, website en het contactformulier te kunnen aanbieden. Deze privacyverklaring legt overeenkomstig de AVG uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ze gebruiken.

Welke gegevens we verzamelen en waarom

Contactformulier op de website

Wanneer je ons een bericht stuurt via ons contactformulier, verzamelen we:

• Volledige naam
• E-mailadres
• Gekozen onderwerp: algemene vraag, samenwerkingsidee, zakelijke aanvraag, kledingdonaties of feedback over de website
• Je bericht en eventuele persoonsgegevens die je zelf toevoegt

We gebruiken deze informatie om je vraag te beantwoorden en eventuele vervolgvragen te behandelen. Vermeld alleen informatie die nodig is om je verzoek af te handelen. Een bericht via ons contactformulier schrijft je niet in voor onze nieuwsbrief en maakt geen Wallet Pass-account aan.

Onze website stuurt je inzending via de e-maildienst Gmail van Google naar onze contactinbox, met een versleutelde SMTP-verbinding. Je e-mailadres wordt als antwoordadres toegevoegd, zodat we rechtstreeks kunnen reageren. Inzendingen worden als e-mailcorrespondentie verwerkt; de website slaat ze niet op in een contactformulierdatabase. Een verborgen veld helpt geautomatiseerde spam te filteren.

Registratie van de Wallet Pass (via Leat, een externe dienstverlener)

Om een Wallet Pass aan te maken, vullen deelnemers een formulier in.

We verzamelen:

• E-mailadres: nodig om de Wallet Pass te downloaden en aan je account te koppelen
• Voornaam en achternaam: om je account te herkennen
• Geboortedatum: zodat we verjaardagspunten kunnen toekennen

De Wallet Pass is verplicht voor iedereen die punten wil verzamelen, gebruiken of overdragen. Zonder Wallet Pass is ruilen niet mogelijk.

Puntenactiviteit

We bewaren:

• Verdiende punten
• Gebruikte punten
• Doorverwijsactiviteit
• Tijdstempels (“aangemaakt op”, “bijgewerkt op”)

Deze gegevens zijn nodig om je account eerlijk en nauwkeurig te beheren.

Alle externe dienstverleners, zoals Leat, e-mailproviders en ticketplatforms, verwerken namens ons persoonsgegevens op basis van een verwerkersovereenkomst die aan de AVG voldoet.

Communicatie over de Wallet Pass

Na aanmelding ontvangt iedere deelnemer automatisch een welkomstmail met 5 welkomstpunten. De welkomstmail bevat de algemene voorwaarden. Wie niet akkoord gaat, kan zich afmelden. Door de Wallet Pass te downloaden word je onderdeel van ons loyaliteitsprogramma, waarbij je ook nieuwsbrieven ontvangt. Je kunt je op elk moment afmelden via de link in de e-mail. Afmelden verwijdert je Wallet Pass of punten niet. Om je account volledig te verwijderen, neem je contact met ons op.

Doorverwijssysteem

Deelnemers kunnen anderen uitnodigen via hun unieke doorverwijslink in onze e-mails. Als iemand zich via die link aanmeldt, ontvangt de verwijzer 3 punten. Er worden geen extra persoonsgegevens met andere gebruikers gedeeld.

Communicatiekanalen

Nieuwsbrieven

We sturen nieuwsbrieven naar Wallet Pass-houders met informatie over:

• Komende evenementen
• Nieuws over de organisatie
• Updates over het puntensysteem
• Communitynieuws

Instagram (@theswapclub.nl)

Mensen kunnen ons vrijwillig volgen voor updates of om een privébericht te sturen.

WhatsApp-groepen

Onze WhatsApp-community bestaat uit één aankondigingsgroep en zeven subgroepen:

• Aankondigingsgroep: alleen voor nieuws over evenementen en officiële updates
• Zeven subgroepen: vrij om lid van te worden voor deelnemers die willen meepraten in de community

De beheerder keurt lidmaatschapsverzoeken goed en kan gebruikers bij misbruik weigeren of verwijderen. Deelname aan WhatsApp-groepen is vrijwillig.

Websitediensten en integraties

Onze website gebruikt externe diensten voor bepaalde functies. Evenementenkalenders worden ingebed vanuit Luma en knoppen voor evenementen en lidmaatschappen verwijzen naar Luma. Nieuwsbriefaanmeldingen openen een gehost Leat/Piggy-formulier. Informatie die je daar invult, wordt door de betreffende aanbieder verwerkt volgens diens privacyverklaring. Bij het laden van een ingebedde kalender maakt je browser ook verbinding met Luma, dat technische verzoekgegevens zoals je IP-adres en browserinformatie ontvangt. Als je een externe link volgt, maak je verbinding met de website van die aanbieder.

We laden ook animatiebestanden via de contentdienst unpkg. Wanneer je browser deze bestanden opvraagt, ontvangt die dienst technische informatie die nodig is om ze te leveren, waaronder je IP-adres. Deze verzoeken en de Luma-kalender staan los van Google Analytics en worden niet geregeld door je keuze voor analytische cookies.

Google Analytics en cookiekeuzes

Als het is ingesteld, gebruiken we Google Analytics 4 om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en deze te verbeteren. Analytics laadt pas nadat je analytische cookies accepteert, ook bij latere bezoeken als je toestemming is opgeslagen. Het kan paginaweergaven, browser- en apparaatgegevens en interacties met het contactformulier verzamelen, zoals het beginnen aan een bericht, het kiezen van een onderwerp, validatiefouten en succesvolle verzendingen. Onze eigen formuliertracking verstuurt gebeurtenisnamen en het gekozen onderwerp, maar niet je naam, e-mailadres of berichttekst.

Google Analytics gebruikt cookies om bezoeken en interacties te meten. Je kunt Analytics accepteren of weigeren via de cookiebanner en deze opnieuw openen via “Cookie-instellingen” in de footer wanneer Analytics is ingeschakeld. Je keuze wordt opgeslagen in de lokale opslag van je browser. Als je na acceptatie alsnog weigert, laad de pagina dan opnieuw zodat het eerder geladen Analytics-script niet meer actief is. Je kunt het contactformulier gebruiken zonder Analytics te accepteren.

De website gebruikt ook een sessiecookie om bevestigingen en foutmeldingen te tonen, bijvoorbeeld na gebruik van het contactformulier. Dit ondersteunt de werking van de website, los van Analytics. Meer over hoe Google met informatie omgaat, lees je in het privacybeleid van Google.

Evenementregistratie en betalingen

Deelnemers kunnen tickets reserveren via:

• Eventbrite
• Luma
• Ticketplatforms van partners

Externe ticketplatforms

We ontvangen of bewaren je betaalgegevens niet. Deze blijven bij de ticketaanbieder.

Foto's en video's bij evenementen

Bij onze evenementen geven we een algemene mededeling: deelnemers kunnen worden gefotografeerd of gefilmd en dit materiaal kan voor marketing worden gebruikt.

Als iemand niet op foto's of video's wil verschijnen, is diegene verantwoordelijk om het team van The Swap Club hierover te informeren.

Individuele video's

Voordat we individuele video's maken, zoals interviews of ervaringen van deelnemers, vragen we altijd uitdrukkelijke toestemming.

Openbare inhoud

We maken geen individuele persoonsgegevens openbaar, zoals namen en e-mailadressen. We kunnen wel samengevoegde, niet-herleidbare gegevens gebruiken, zoals het totale aantal deelnemers en geruilde items. We identificeren, taggen of noemen personen op foto's of video's alleen als zij hier uitdrukkelijk om vragen of mee instemmen.

Kinderen mogen evenementen bezoeken onder toezicht van hun ouder of voogd. We verzamelen niet bewust gegevens over minderjarigen.

Omgang met items en gegevens bij upcycling en zakelijke samenwerkingen

Voor upcycling en recycling

Er worden geen persoonsgegevens aan items gekoppeld. Items kunnen worden geüpcycled, gerecycled of meegeteld in rapportages over voorraadvolumes.

Voor bedrijfsevenementen en sponsoring

Gegevens worden alleen gedeeld met uitdrukkelijke toestemming van de betrokken partijen.

Gegevensbescherming en vertrouwelijkheid

We gebruiken de dienstverleners die in deze verklaring worden genoemd voor websitefuncties, contactmails en communitydiensten. Informatie uit het contactformulier wordt gedeeld met de e-maildiensten die nodig zijn om je bericht te bezorgen en te behandelen.

Leat, de aanbieder van de Wallet Pass, verwerkt namens ons gegevens onder voorwaarden die aan de AVG voldoen.

Alle overige gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• Het uitvoeren van de activiteiten van The Swap Club
• Ons loyaliteitssysteem
• Communitybeheer
• Het organiseren van evenementen
• Het beantwoorden van vragen en onderhouden van de website

Verwijderen van je account en Wallet Pass

Je kunt de Wallet Pass op elk moment van je telefoon verwijderen. Dit verwijdert je account echter niet.

Om je account en alle bijbehorende punten permanent te verwijderen:

• Mail ons op: info@theswapclub.nl

We verwijderen je account handmatig. Na verwijdering kunnen punten niet worden hersteld.

Bewaartermijnen

Wallet Pass en loyaliteitssysteem

Je Wallet Pass-gegevens worden bewaard zolang je account actief is. Als je om verwijdering vraagt, verwijderen we alle persoonsgegevens binnen 30 dagen.

Nieuwsbrief en marketingmails

Je e-mailadres blijft op onze mailinglijst totdat je je afmeldt. Na afmelding worden je gegevens uit ons marketingsysteem verwijderd.

Registratie- en deelnamegegevens van evenementen

Gegevens over evenementen worden bewaard voor administratieve, rapportage- en operationele doeleinden.

Foto's en video's van evenementen

Foto's en video's kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard, tenzij je om verwijdering vraagt.

WhatsApp-groepen en sociale interacties

Als je de groep verlaat, is je telefoonnummer niet langer zichtbaar voor andere leden.

Samengevoegde, anonieme bedrijfsgegevens

Niet-persoonlijke statistieken kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Gegevens van het doorverwijssysteem

Doorverwijsactiviteit wordt bewaard zolang het Wallet Pass-account bestaat.

Correspondentie via het contactformulier

Contactberichten en antwoorden blijven in ons e-mailsysteem zolang dat nodig is om je vraag en vervolgvragen te behandelen of aan toepasselijke bewaarplichten te voldoen. Je kunt contact met ons opnemen om je correspondentie te laten verwijderen.

Cookiekeuzes op de website

Je Analytics-keuze blijft in de lokale opslag van je browser staan totdat je deze wijzigt of de websitegegevens in je browser wist. Analytische cookies en informatie bij externe diensten hebben eigen bewaarinstellingen en termijnen.

Je taalkeuze (Engels of Nederlands) wordt maximaal één jaar opgeslagen in een functionele cookie. Je kunt deze wijzigen via de EN/NL-links of wissen in je browserinstellingen.

Je rechten volgens de AVG

Je hebt het recht om:

• Je gegevens in te zien
• Je gegevens te corrigeren
• Om verwijdering te vragen
• De verwerking te beperken
• Je af te melden voor marketing
• Je toestemming in te trekken
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens